Pogosta vprašanja

E-poslovalnica je brezplačen spletni portal, ki delodajalcem omogoča popoln pregled nad študentskim delom. Dostop do nje pridobite ob registraciji na e-Študentski Servis.

V e-poslovalnici za podjetja imate na voljo:

• Seznam obračunov – pregled vseh oddanih in obdelanih obračunov, oddate nove obračune ur,
• Napotnice – pregled izdanih napotnic in naročilo novih,
• Prosta dela – oddaja in pregled objavljenih prostih delovnih mest,
• Prijave študentov – pregled prejetih prijav na vaše oglase, komunikacija s kandidati,
• Seznam študentov – evidenca vseh študentov, ki delajo pri vas,
• Računi – celoten seznam računov (plačani, neplačani, iskanje po obdobju),
• Pogosta vprašanja in nastavitve za upravljanje računa.

➡️ Prijavite se v e-poslovalnico za podjetja.

Kot administrator podjetja lahko sami dodajate, urejate in odstranjujete uporabnike e-poslovalnice, brez posredovanja e-Študentskega Servisa.

Kako dodamo novega uporabnika:

• Pojdite v Nastavitve → Nastavitve uporabnikov - Dodaj uporabnika
• Vnesite podatke novega uporabnika.
• Izberite raven dostopa glede na njegove naloge.

Možnosti dostopa, ki jih lahko dodelite:

• Nov obračun
• Izdane napotnice
• Zaslužki študentov
• Prosta dela
• E-prijave za prosta dela
• Seznam obračunov
• Naročilo napotnic
• Seznam študentov
• Računi

Vsak uporabnik ima lahko različne pravice (vse pravice, omejene pravice ali dostop samo do določenega področja). Uporabnike, ki ne delajo več v vašem podjetju, lahko sami izbrišete.

Obračun ur oddate elektronsko v e-poslovalnici v 3. korakih.

Kliknite zavihek Obračun → Nov obračun, nato sledite postopku:

Korak 1 – Izbor študentov:

• Na seznamu poiščite študente in jih označite s klikom v kvadratek pred priimkom in imenom.
• Kliknite »Naprej na vnos podatkov«.

Korak 2 – Vnos podatkov:

• Iz koledarja izberite termin dela.
• Za več študentov hkrati označite »Termin dela naj bo enak za vse« in kliknite na ime meseca.
• Vnesite število ur in neto ali bruto urno postavko. Ob vnosu bruto zneska program samodejno izračuna vsoto.
• Kliknite »Naprej na pregled in potrditev«.

Korak 3 – Pregled in potrditev:

• Preverite vse vnose. Če opazite napako, se vrnite korak nazaj.
• Kliknite »Pošlji na E-Študentski Servis«.
• Potrdite veljavnost podatkov. Obračun je oddan v elektronski obliki, zato ga ni treba tiskati.

Oglejte si video, kako oddati obračun ur.

Da, obračun lahko pripravite vnaprej in izberete točen datum pošiljanja. Uporabite lahko to možnost, če odhajate na dopust ali imate fiksne datume obračunavanja.

Postopek: Vnesite obračun ur normalno. Na 3. koraku, preden kliknete pošlji, izberite želen datum v polju »Račun izdajte«. Na izbrani datum bo obračun samodejno poslan in račun izdan.

Kdaj študent prejme plačilo?

• Če zaslužek založimo: študent prejme denar isti ali naslednji delovni dan.
• Če zaslužkov ne zalagamo: študent prejme nakazilo, ko delodajalec nakaže znesek e-Študentskemu Servisu po prejemu računa.

Obračun lahko popravite, dokler ga e-Študentski Servis še ni obdelal.

V Seznamu obračunov kliknite »Uredi« ob želenem obračunu:

• Če piše »Poslan, čaka na obdelavo« → obračun še lahko popravite.
• Če piše »Obdelano, datum« → popravljanje in brisanje ni več mogoče.

V Seznamu obračunov lahko obračune tudi: podvojite, natisnete, izbrišete ali pošljete na e-Študentski Servis.

Kalkulator za preračun neto/bruto je vgrajen neposredno v obrazec za obračun.

Na 2. koraku obračuna imate možnost vnosa bruto ali neto urne postavke, izberete, kar vam bolj ustreza.

Za natančen izračun: Desno v vrstici Kliknite na ikono kalkulatorja, vnesite vsaj 1 znesek (npr. znesek računa z DDV) in kalkulator samodejno preračuna vse vrednosti. Znesek prenesete na obračun z enim klikom.

Ure iz Excela lahko uvozite neposredno v e-poslovalnico, brez ročnega pretipkavanja.

To je posebej koristno za podjetja z večjim številom študentov ali kompleksnejšo evidenco ur.

➡️ Oglejte si kratka navodila ali video, kako uvoziti ure iz excela v e-poslovalnico.

Za obračun različnih vrst dela ali urnih postavk uporabite funkcijo »Podvoji vrstico«.

S klikom na »Podvoji vrstico« dodate istega študenta v novo vrstico. Vsak klik doda eno vrstico.

Funkcijo uporabite ko:

• dijaku/študentu obračunavate dve ali več vrst dela (npr. administracija in pakiranje),
• obračunavate delo po različnih urnih postavkah (npr. dnevni in nočni),
• vnašate zaslužek po bruto urni postavki in posebej kilometrino v neto znesku.

Če ste vrstico podvojili po pomoti, jo izbrišete s klikom na »Koš«.

Vse študente, ki delajo ali so delali pri vas, najdete v Seznamu študentov.

V Seznama študentov lahko:

• preverite, ali ima študent izdane napotnice in zaslužke,
• izbrišete študenta, ki ne dela več pri vas (klik na »Koš«),
• pošljete SMS ali e-mail neposredno iz kartice študenta,
• pregledate arhiv vseh poslanih sporočil.

Če študent nima shranjenega kontakta, je pošiljanje sporočil onemogočeno.

Če ste pozabili uporabniško ime ali geslo, na prijavni strani kliknite »Ste pozabili uporabniško ime ali geslo?«.

Vnesite e-poštni naslov, s katerim ste se registrirali v e-poslovalnico in na e-pošto boste prejeli navodila za ponovno prijavo.

Če gesla ne morete ponastaviti ali imate težave z dostopom, se obrnite na naše svetovalce, ki vam bodo pomagali.

Če študenta ne najdete na seznamu za obračun, čisto na dnu seznama - spodaj levo - kliknite gumb »Prikaži več študentov«.

Prikazali se bodo tudi tisti, pri katerih je od izteka napotnice minilo več kot 30 dni. Če študenta tudi po tem ne najdete, to pomeni, da ni naročil napotnice za vaše podjetje.

V tem primeru:

• napotnico naročite vi sami s klikom na Naroči novo napotnico, ali
• prosite študenta, da jo naroči sam.

Vse izdane račune najdete v Seznamu računov v e-poslovalnici.

• Račune lahko:
• izvozite v PDF za arhiviranje ali pošiljanje,
• natisnete neposredno iz e-poslovalnice,
• izvozite večje število računov hkrati v Excel,
• iščete po številki računa, obdobju ali valuti.